Proof : moins de paperasse pour des gouvernements plus efficaces

Ben Sanders a toujours été intéressé par le gouvernement, à tel point qu'il est parti du Manitoba pour venir s'installer à Ottawa peu de temps après avoir fini son secondaire, afin de travailler comme page à la Chambre des communes. Sauf qu'il a été un peu déçu. « Je me suis lancé là-dedans en pensant, un peu naïvement, que je verrais un gouvernement prompt à agir. Mais j'ai plutôt constaté à quel point le processus décisionnel gouvernemental peut être lent. » Le jeune homme a alors changé de plan de carrière et a entrepris un programme de 1er cycle en ingénierie à l'Université de Waterloo. « J'ai pris part à des projets vraiment intéressants et j'ai vu de grands groupes mettre en œuvre des idées incroyables. J'ai travaillé avec BlackBerry et j'ai aidé la NASA et l'Agence spatiale canadienne à remettre la navette en orbite. J'aime régler de gros problèmes complexes, le genre qui ne se résout qu'en ralliant les gens derrière vous. »

Après ses études, Ben Sanders a eu la chance de travailler avec deux jeunes entreprises de la Silicon Valley. « Avec la première, on a complètement réinventé la restauration : plus besoin d'attendre pour commander ou payer, tout se faisait avec des tablettes. Et ça, c'était avant même que les tablettes ne voient le jour. » L'homme d'affaires explique que, alors que l'iPad n'existait pas encore, lui et son équipe ont croisé Steve Jobs et lui ont montré leurs tablettes. « C'était assez cool. La deuxième entreprise que j'ai aidé à fonder s'appelle Clearbanc. Elle aussi a commencé à San Francisco, mais s'est depuis installée à Toronto. Aujourd'hui, l'une des cofondatrices est juge pour l'émission Dragons' Den et vient d'amasser 120 millions de dollars. Clearbanc trouve des moyens vraiment intéressants d'aider les entreprises qui ont de la difficulté avec leur flux de trésorerie. Grâce à ces projets, j'ai vu à quelle vitesse les choses peuvent changer avec la bonne technologie, et surtout les bons logiciels. »

Ensuite, Ben Sanders est rentré au Canada, où il a aidé le gouvernement du Yukon à se composer un écosystème technologique. « Le territoire voulait prendre un virage économique en délaissant le secteur minier au profit de celui du savoir. Voilà donc que j'étais de retour dans le secteur gouvernemental, mais cette fois fort d'une riche expérience en résolution de problèmes par la technologie. Mais ce n'était pas facile pour autant : chaque fois que je voulais faire quelque chose, il me fallait l'approbation de douze personnes. Et pire encore, chaque fois que je préparais une note d'information pour mon supérieur, c'était sitôt partie, sitôt perdue. Elle pouvait rester sur le bureau de quelqu'un parti en vacances pour trois semaines sans qu'on s'en rende compte. C'est de là qu'est venue l'idée pour Proof. Frustré par les processus gouvernementaux, j'ai formé une équipe pour trouver une solution.

« Normalement, pour un projet du genre, un gouvernement a besoin de six à douze mois pour comprendre le problème, et consulte beaucoup de gens pour déterminer la marche à suivre. Puis, il passe tout autant de temps sur le processus de demande de propositions afin de trouver un fournisseur qui mettra une solution au point. Dans bien des cas, on finit avec un fournisseur de logiciels de premier ordre qui tente d'adapter pour le gouvernement une solution au départ conçue pour le secteur privé, ce qui ne fonctionne généralement pas très bien. Ça coûte cher et ça s'éternise. D'autres fois, le gouvernement choisit plutôt de faire développer un logiciel sur mesure localement. Ce qui arrive alors, c'est qu'on lésine sur le budget, et on se résout à utiliser un produit à demi fini pendant dix ans, jusqu'à ce qu'une mise à jour soit envisagée.

« La différence avec Proof, c'est qu'il a tous les avantages du produit sur mesure pour un dixième du prix, car il s'agit d'un seul logiciel pour de multiples gouvernements. En mettant tout leur argent en commun, on peut offrir une solution vraiment efficace et abordable. En gros, c'est un service d'abonnement. » Avec Proof, un gouvernement peut vérifier instantanément l'état d'une demande d'approbation. Ainsi, c'en est fini des goulots d'étranglement, et les demandes urgentes ou en retard peuvent être priorisées. À chaque intervention, le système indique l'heure et le nom de la personne concernée. Il garde en mémoire pour chaque document un historique de toutes les modifications qui indique la séquence chronologique des révisions et approbations, et on peut insérer des commentaires. De plus, Proof s'adapte aux procédés déjà en place, ce qui augmente le taux d'adoption et, encore plus important, permet d'obtenir des résultats immédiats. Trop souvent, les employés se voient contraints de changer leurs méthodes de travail pour profiter pleinement des outils technologiques modernes. Parfois, c'est un mal nécessaire, mais qui ne va pas sans période de transition ou d'adaptation, pendant laquelle les employés sont moins efficaces et risquent même d'abandonner le nouvel outil. En effet, les avantages sont minimes quand l'engagement n'est que partiel.

« Tous les organismes doivent accepter de tomber pour mieux se relever, et les gouvernements ne font pas exception, explique Ben Sanders. Selon moi, plus un organisme est prêt à innover et à essayer de nouvelles choses, plus il a de chances de réussir. C'est pourquoi il faut s'attaquer aux obstacles que les gouvernements rencontrent lorsqu'ils ont l'occasion d'expérimenter. En plus, les règles d'approvisionnement gouvernementales relèvent de lois vieilles de 20 ou 30 ans. Elles ne sont pas du tout adaptées à la technologie infonuagique qui existe maintenant. C'est une grosse barrière à l'innovation. Au bout du compte, le gouvernement perd beaucoup de temps et d'argent à se procurer une solution qui n'est jamais mise à jour après l'achat initial et devient donc vite dépassée. »

Malgré les défis, le cofondateur de Proof a plusieurs raisons d'être optimiste pour 2019. « L'une des choses qui nous réjouit vraiment, ce sont les horizons que notre collaboration avec Creative Destruction Lab et TechStars nous ouvre pour l'Ontario cette année. Nous avons pignon sur rue ici, à Toronto, et nous embauchons! Comme on le sait, on trouve en Ontario le plus gros gouvernement provincial ainsi que le gouvernement fédéral, et nous commençons à travailler avec eux deux. Nous prévoyons que Proof sera utilisé par tous les ministères du gouvernement provincial d'ici la fin de l'année, une première pour nous. Grâce à TechStars et à Creative Destruction Lab, plusieurs gros investisseurs canadiens et étrangers s'intéressent à nous. Et l'un des plus grands avantages d'être installés ici, c'est que nous sommes entourés de travailleurs extrêmement talentueux. Je pense que ça va être une très belle année pour Proof. »

Mais par-dessus tout, Ben Sanders est enthousiaste à l'idée de pouvoir aider les gouvernements à bien servir la population. « Le tiers du PIB mondial est dépensé par les gouvernements. C'est énorme. Chaque dollar de moins dépensé en formalités administratives ou en paperasse est un dollar de plus pour ce qui compte vraiment : l'éducation de nos enfants, la santé de nos familles et la réduction des impôts pour stimuler la création d'emplois. C'est une occasion en or, et c'est ce qui nous rend si heureux de travailler pour le gouvernement. »